Rechnung schreiben in der Schweiz: Pflichtangaben und Muster

Überraschend für viele: Das Obligationenrecht schreibt nicht vor, wie eine Rechnung aussehen muss. Verbindliche Pflichtangaben gibt es vor allem für MWST-pflichtige Unternehmen – im Mehrwertsteuergesetz. Trotzdem lohnt es sich für alle, bestimmte Angaben immer aufzuführen: Sie verhindern Rückfragen, verzögerte Zahlungen und Ärger bei der Buchhaltung.

Pflichtangaben für MWST-pflichtige Unternehmen

Sind Sie im MWST-Register eingetragen, muss Ihre Rechnung nach Art. 26 Abs. 2 MWSTG folgendes enthalten:

1. Ihren Namen und Ort, so wie Sie im Geschäftsverkehr auftreten, sowie Ihre MWST-Nummer (z. B. CHE-123.456.789 MWST).
2. Name und Ort des Kunden, so wie er im Geschäftsverkehr auftritt.
3. Datum oder Zeitraum der Leistung – nur nötig, wenn er nicht mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt (z. B. «Leistungszeitraum: März 2026»).
4. Art, Gegenstand und Umfang der Leistung – also was Sie geliefert oder gemacht haben und wie viel davon.
5. Das Entgelt, also den Preis.
6. Den MWST-Satz und den MWST-Betrag. Ist die Steuer im Preis inbegriffen, genügt die Angabe des Satzes.

Bei Kassenzetteln bis CHF 400 dürfen die Angaben zum Kunden fehlen. Wer mehrere Sätze verrechnet, muss erkennbar machen, welcher Satz auf welche Leistung gilt – mehr dazu in MWST auf der Rechnung.

Achtung: Die MWST-Nummer darf nur auf der Rechnung stehen, wenn Sie tatsächlich im Register eingetragen sind. Wer MWST ausweist, ohne dazu berechtigt zu sein, schuldet den ausgewiesenen Betrag trotzdem der Steuerverwaltung. Details in Rechnung ohne MWST.

Angaben, die auf jede Rechnung gehören

Auch ohne MWST-Pflicht sollte Ihre Rechnung diese Punkte enthalten – sie sind Branchenstandard und machen die Bezahlung einfach:

• Rechnungsnummer – fortlaufend und eindeutig. Sie brauchen sie, um Zahlungen zuzuordnen und Belege in der Buchhaltung wiederzufinden.
• Rechnungsdatum
• Zahlungsfrist – z. B. «zahlbar innert 30 Tagen» oder ein konkretes Datum. Ein klares Datum hilft auch, falls Sie später mahnen müssen.
• Bankverbindung als QR-Zahlteil. Seit Oktober 2022 ist das die Schweizer Norm; Ihre Kunden erwarten ihn. Wie das geht: QR-Rechnung erstellen.
• Ihre Kontaktdaten für Rückfragen (Telefon, E-Mail).
• Bei Firmenkunden: Kontaktperson oder Bestellnummer, falls der Kunde das verlangt – sonst bleibt die Rechnung gerne in der Kreditorenabteilung liegen.

Musterrechnung

So kann eine vollständige Rechnung eines MWST-pflichtigen Einzelunternehmens aussehen:

Studio Brunner · Bahnhofstrasse 21 · 8001 Zürich
MWST-Nr.: CHE-123.456.789 MWST

                                   Bergblick Architektur GmbH
                                   Anna Berg
                                   Seestrasse 12
                                   6003 Luzern

Rechnung Nr. 2026-014
Rechnungsdatum: 26.10.2026
Leistungszeitraum: Oktober 2026
Zahlbar bis: 25.11.2026

Beschreibung              Menge   Preis     Total
Webdesign Startseite      12.5 h  140.00   1'750.00
Beratung & Konzept         4.0 h  160.00     640.00

Subtotal                                    2'390.00
MWST 8.1 %                                    193.59
Total CHF                                   2'583.59

Zahlbar innert 30 Tagen. Vielen Dank für Ihren Auftrag.

[QR-Zahlteil mit Empfangsschein]

Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?

Geschäftsbücher und Buchungsbelege – dazu gehören Ihre ausgestellten und erhaltenen Rechnungen – müssen 10 Jahre aufbewahrt werden (Art. 958f OR). Elektronisch ist das erlaubt, solange die Dokumente unverändert und lesbar bleiben. Speichern Sie deshalb die PDF jeder versendeten Rechnung und exportieren Sie Ihre Daten regelmässig.

Häufige Fragen

Muss eine Rechnung unterschrieben sein?

Nein. Eine Unterschrift ist weder nach OR noch nach MWSTG nötig – auch nicht bei PDF-Rechnungen.

Darf ich Rechnungen per E-Mail verschicken?

Ja. Eine PDF-Rechnung ist gleichwertig, auch für die MWST. Wichtig ist nur, dass Sie die Datei aufbewahren.

In welcher Sprache und Währung?

Frei wählbar. Für den QR-Zahlteil sind CHF und EUR möglich.

Fazit

Für MWST-pflichtige Unternehmen gibt das Gesetz sechs Pflichtangaben vor, für alle anderen ist es gute Praxis: eindeutige Nummer, Datum, klare Leistungsbeschreibung, Frist und ein QR-Zahlteil. Ein Rechnungsprogramm wie SmartRechnung füllt das alles automatisch aus – inklusive MWST-Nummer und fortlaufender Rechnungsnummer.

Dieser Artikel ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Im Zweifel hilft Ihre Treuhänderin oder die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV).