Rechnung ohne MWST: Was Einzelfirmen unter CHF 100’000 Umsatz beachten

Viele Einzelfirmen und Freelancer in der Schweiz sind nicht mehrwertsteuerpflichtig – und fragen sich zu Recht: Wie sieht meine Rechnung dann korrekt aus? Kurz gesagt: einfacher. Aber es gibt ein paar Fallen, die teuer werden können.

Wann bin ich MWST-pflichtig?

Steuerpflichtig wird, wer mit seinem Unternehmen innerhalb eines Jahres mindestens CHF 100'000 Umsatz aus steuerbaren Leistungen erzielt (Art. 10 MWSTG). Massgebend ist der weltweite Umsatz, nicht der Gewinn. Liegen Sie darunter, sind Sie von der Steuerpflicht befreit.

Für nicht gewinnstrebige, ehrenamtlich geführte Sport- und Kulturvereine sowie gemeinnützige Institutionen liegt die Grenze bei CHF 250'000.

Wann beginnt die Pflicht?

• Bestehende Firma: Überschreiten Sie die CHF 100'000 im Laufe eines Geschäftsjahres, werden Sie grundsätzlich ab dem folgenden Geschäftsjahr steuerpflichtig.
• Neugründung: Ist absehbar, dass Sie die Grenze in den ersten zwölf Monaten erreichen, gilt die Pflicht ab Beginn der Tätigkeit.

In beiden Fällen melden Sie sich innert 30 Tagen nach Beginn der Steuerpflicht unaufgefordert bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) an.

So sieht eine Rechnung ohne MWST aus

Eine Rechnung ohne MWST enthält alles, was eine gute Rechnung ausmacht – nur eben ohne Steuer:

• Ihr Name bzw. Firmenname und Ihre Adresse
• Name und Adresse des Kunden
• Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
• Beschreibung der Leistung mit Menge und Preis
• Gesamtbetrag in CHF
• Zahlungsfrist
• QR-Zahlteil (wie das geht: QR-Rechnung erstellen)

Was nicht auf die Rechnung gehört:

• Keine MWST-Zeile, kein Steuersatz, kein Steuerbetrag
• Keine MWST-Nummer (die UID-Nummer allein ist kein Problem, solange kein «MWST» dahinter steht)
• Kein «inkl. MWST» und kein «exkl. MWST» – Ihr Preis ist der Endpreis

Ein Hinweis wie «Nicht MWST-pflichtig» ist nicht vorgeschrieben, kann aber Rückfragen von Firmenkunden vermeiden.

Die teure Falle: MWST ausweisen ohne Registrierung

Wer auf einer Rechnung Mehrwertsteuer ausweist, obwohl er gar nicht im MWST-Register steht, schuldet den ausgewiesenen Betrag trotzdem der ESTV (Art. 27 Abs. 2 MWSTG). Der Kunde hat die «MWST» bezahlt, also muss sie auch abgeliefert werden – nur dürfen Sie selbst keine Vorsteuer abziehen. Das passiert oft mit Vorlagen aus dem Internet, die standardmässig eine 8.1-%-Zeile enthalten.

Freiwillig MWST-pflichtig werden?

Sie dürfen auf die Befreiung verzichten und sich freiwillig registrieren (Art. 11 MWSTG). Das kann sich lohnen, wenn Sie vor allem für MWST-pflichtige Firmen arbeiten und hohe Investitionen haben: Sie können dann die Vorsteuer auf Ihren Einkäufen zurückfordern. Dafür steigt der Aufwand (Abrechnungen, Buchhaltung), und Privatkunden zahlen 8.1 % mehr. Lassen Sie sich dazu von einer Treuhänderin beraten.

Vorlage: Rechnung ohne MWST

Lea Brunner · Grafik & Design
Bahnhofstrasse 21 · 8001 Zürich · lea@brunner-design.ch

                                   Café Lindenhof AG
                                   Kramgasse 48
                                   3011 Bern

Rechnung Nr. 2026-007
Datum: 26.10.2026
Zahlbar bis: 25.11.2026

Beschreibung                    Menge    Preis      Total
Gestaltung Menükarte            1 Psch.  850.00     850.00
Social-Media-Vorlagen (5 Stk.)  5 Stk.    60.00     300.00

Total CHF                                         1'150.00

Vielen Dank für Ihren Auftrag.

[QR-Zahlteil mit Empfangsschein]

In SmartRechnung

Unter Einstellungen → MWST schalten Sie die Mehrwertsteuer aus. Ihre Rechnungen erscheinen dann ohne MWST-Spalte und ohne Steuerzeile, auch gespeicherte Leistungen mit hinterlegtem Satz werden automatisch ohne MWST verrechnet. Werden Sie später steuerpflichtig, schalten Sie sie wieder ein und hinterlegen Ihre MWST-Nummer – sie erscheint dann auf jeder Rechnung. Jetzt kostenlos starten.

Fazit

Unter CHF 100'000 Jahresumsatz sind Sie in der Regel nicht MWST-pflichtig. Ihre Rechnungen enthalten dann keine MWST-Angaben – und genau das ist wichtig: Wer Steuer ausweist, muss sie auch bezahlen. Die übrigen Angaben finden Sie in Rechnung schreiben in der Schweiz.

Dieser Artikel ersetzt keine Steuerberatung. Verbindliche Auskünfte erteilt die ESTV oder Ihre Treuhänderin.