QR-Rechnung erstellen: Anleitung für KMU und Freelancer

Seit dem 1. Oktober 2022 ist die QR-Rechnung das einzige Zahlungsformular in der Schweiz – die roten und orangen Einzahlungsscheine gibt es nicht mehr. Wer als Selbstständige, Freelancer oder KMU Rechnungen stellt, kommt also nicht an ihr vorbei. Die gute Nachricht: Eine korrekte QR-Rechnung ist kein Hexenwerk, wenn Sie wissen, welche Angaben hineingehören und wo die typischen Stolpersteine liegen.

Was ist eine QR-Rechnung?

Eine QR-Rechnung ist eine ganz normale Rechnung, an deren Ende ein standardisierter Zahlteil mit Empfangsschein angehängt ist. Herzstück ist der Swiss QR Code mit dem Schweizerkreuz in der Mitte. Er enthält alle Zahlungsdaten – Konto, Betrag, Empfänger und Referenz. Ihre Kundin scannt ihn mit der Banking-App, prüft die Angaben und bestätigt. Abtippen von IBAN und Referenznummer entfällt, Tippfehler auch.

Der Zahlteil hat ein fixes Format: Er ist 210 × 105 mm gross und sitzt am unteren Rand einer A4-Seite – links der Empfangsschein (62 mm breit), rechts der eigentliche Zahlteil mit dem QR-Code (46 × 46 mm). Wird die Rechnung auf Papier verschickt, muss der Zahlteil perforiert sein. Bei einer PDF-Rechnung genügt eine Trennlinie mit Scheren-Symbol.

Diese Angaben braucht der QR-Zahlteil

Feld	Pflicht?	Inhalt
Konto / Zahlbar an	Ja	Ihre IBAN oder QR-IBAN (Schweiz oder Liechtenstein) sowie Name und Adresse
Währung	Ja	CHF oder EUR
Betrag	Nein	Rechnungsbetrag – bleibt das Feld leer, trägt ihn die Kundin selbst ein
Zahlbar durch	Nein	Name und Adresse Ihres Kunden – sonst ein leeres Feld zum Ausfüllen
Referenz	Je nach Konto	Bei QR-IBAN zwingend eine QR-Referenz, bei IBAN optional eine SCOR-Referenz
Zusätzliche Informationen	Nein	Freitext, z. B. «Rechnung 2026-014», max. 140 Zeichen

Wichtig: nur noch strukturierte Adressen

Seit dem 21. November 2025 akzeptieren die Banken im QR-Code nur noch strukturierte Adressen: Strasse, Hausnummer, Postleitzahl und Ort stehen in eigenen Feldern, das Land als zweistelliger Code (CH, LI, DE …). Eine Adresse, die einfach als zwei freie Textzeilen erfasst ist, gilt als veraltet. Wenn Sie eine ältere Vorlage oder ein selbst gebautes Excel-Formular verwenden, prüfen Sie diesen Punkt zuerst.

IBAN oder QR-IBAN?

Für eine QR-Rechnung genügt Ihre normale IBAN. Viele Banken bieten zusätzlich eine QR-IBAN an – sie sieht aus wie eine IBAN, hat aber an den Stellen 5 bis 9 eine Nummer zwischen 30000 und 31999. Mit einer QR-IBAN müssen Sie immer eine 27-stellige QR-Referenz mitgeben, dafür kann Ihre Buchhaltung eingehende Zahlungen automatisch der richtigen Rechnung zuordnen. Den Unterschied erklären wir ausführlich in QR-IBAN oder IBAN?

Schritt für Schritt: QR-Rechnung erstellen

1. Eigene Daten vollständig erfassen. Firmenname, Strasse, Hausnummer, PLZ, Ort und Ihre IBAN. Fehlt die PLZ oder ist die IBAN falsch, entsteht kein gültiger QR-Code.
2. Kunde anlegen. Name und strukturierte Adresse – bei Privatpersonen Vor- und Nachname, bei Firmen den Firmennamen.
3. Rechnung schreiben. Rechnungsnummer, Datum, Leistungen mit Menge und Preis, bei MWST-Pflicht Satz und Betrag. Welche Angaben auf jede Rechnung gehören, lesen Sie in Rechnung schreiben in der Schweiz.
4. Zahlteil erzeugen. Ein Rechnungsprogramm erstellt den QR-Code aus den erfassten Daten – inklusive Prüfziffern und Referenz.
5. Prüfen und versenden. Als PDF per E-Mail oder ausgedruckt auf perforiertem Papier.

Mit SmartRechnung sind die Schritte 4 und 5 ein Klick: Sie erfassen Kunde und Leistungen, der QR-Zahlteil wird automatisch an die Rechnung angehängt. Eine QR-IBAN erkennt die Software selbst und erzeugt dann die passende QR-Referenz. Kostenlos ausprobieren – drei Rechnungen pro Monat sind gratis.

Die häufigsten Fehler

• Tippfehler in der IBAN. Eine einzige falsche Ziffer, und die Prüfziffer stimmt nicht mehr. Gute Software prüft die IBAN schon beim Erfassen.
• QR-IBAN ohne QR-Referenz (oder umgekehrt eine QR-Referenz mit normaler IBAN). Diese Kombinationen sind nicht erlaubt; die Bank lehnt die Zahlung ab.
• Unvollständige Adresse. Ohne PLZ und Ort ist der Empfänger im QR-Code ungültig.
• Verkleinerter oder verzerrter Zahlteil. Der Zahlteil darf nicht skaliert werden, sonst lässt sich der Code schlecht scannen. Beim Drucken «Tatsächliche Grösse» wählen.
• Zahlteil fehlt im PDF. Prüfen Sie vor dem Versand, ob die letzte Seite wirklich den QR-Zahlteil enthält.

QR-Rechnung mit Excel oder Word?

Möglich ist es: Banken und Online-Tools bieten Generatoren an, mit denen Sie einen einzelnen Zahlteil erzeugen und in Ihre Vorlage kopieren. Für gelegentliche Rechnungen reicht das. Sobald Sie regelmässig verrechnen, wird es mühsam – Rechnungsnummern fortlaufend führen, Beträge doppelt erfassen, MWST von Hand rechnen, offene Posten im Blick behalten. Genau dafür gibt es Rechnungsprogramme.

Fazit

Eine QR-Rechnung braucht drei Dinge: korrekte Stammdaten (vor allem IBAN und strukturierte Adresse), einen sauber erzeugten QR-Zahlteil und die üblichen Rechnungsangaben. Wer das einmal richtig einrichtet, erstellt danach jede Rechnung in wenigen Minuten.