Zahlungserinnerung und Mahnung in der Schweiz: Ablauf und Vorlage

Die Rechnung ist verschickt, die Frist vorbei – und auf dem Konto ist nichts eingegangen. Meist steckt keine böse Absicht dahinter, sondern eine vergessene E-Mail. Ein klarer, freundlicher Ablauf bringt Ihr Geld in den allermeisten Fällen ohne Streit herein. Hier erfahren Sie, was das Schweizer Recht vorgibt und wie Sie Schritt für Schritt vorgehen.

Wann ist der Kunde im Verzug?

Das Obligationenrecht kennt zwei Fälle (Art. 102 OR):

• Mit Mahnung: Ist eine Rechnung fällig, gerät der Kunde in Verzug, sobald Sie ihn mahnen.
• Ohne Mahnung: Wurde ein bestimmter Zahlungstag vertraglich vereinbart (ein sogenannter Verfalltag), ist der Kunde schon mit Ablauf dieses Tages im Verzug.

Ein Zahlungsziel, das Sie einseitig auf die Rechnung schreiben («zahlbar innert 30 Tagen»), gilt nach verbreiteter Ansicht nicht automatisch als vereinbarter Verfalltag. Erst die Mahnung setzt den Kunden also sicher in Verzug. Wer Zahlungsfristen bereits in der Offerte oder in den AGB festhält, ist auf der sicheren Seite.

Was darf ich verlangen?

• Verzugszins: 5 % pro Jahr ab Verzug (Art. 104 OR), sofern nichts anderes vereinbart ist. Bei kleinen Beträgen ist das wenig – eher ein Signal als ein Geschäft.
• Mahngebühren: nur, wenn sie vorher vereinbart wurden, z. B. in Ihren AGB oder in der Offerte. Ohne Vereinbarung lassen sie sich kaum durchsetzen.
• Betreibungskosten: Die Gebühren des Betreibungsamtes schiessen Sie vor; sie werden zur Forderung geschlagen und vom Schuldner geschuldet.

Der bewährte Ablauf

Gesetzlich vorgeschrieben ist keine bestimmte Anzahl Mahnungen – eine einzige genügt für den Verzug. In der Praxis hat sich dieser Ablauf bewährt:

1. Zahlungserinnerung (ca. 7–10 Tage nach Fälligkeit): freundlich, ohne Vorwurf, mit Rechnungskopie und QR-Zahlteil. Neue Frist: 10 Tage.
2. 1. Mahnung (nach Ablauf der Frist): sachlich, mit dem Wort «Mahnung», konkretem Zahlungsdatum und Hinweis auf Verzugszins.
3. Letzte Mahnung mit Betreibungsandrohung: kurze Frist (z. B. 10 Tage) und klarer Hinweis, dass Sie danach die Betreibung einleiten.
4. Betreibung: Betreibungsbegehren beim Betreibungsamt am Wohnsitz bzw. Sitz des Kunden – auch online über den elektronischen Betreibungsschalter möglich. Das Amt stellt dem Kunden einen Zahlungsbefehl zu; erhebt er Rechtsvorschlag, braucht es ein Rechtsöffnungs- oder Gerichtsverfahren.

Tipp: Setzen Sie immer ein konkretes Datum («bis 15. November 2026») statt «innert 10 Tagen». Und legen Sie jeder Erinnerung den QR-Zahlteil bei – je einfacher das Bezahlen, desto schneller kommt das Geld.

Vorlage: Zahlungserinnerung

Betreff: Zahlungserinnerung – Rechnung Nr. 2026-014

Guten Tag Frau Berg

In der Hektik des Alltags geht manches unter – das kann passieren.
Wir möchten Sie freundlich daran erinnern, dass unsere Rechnung
Nr. 2026-014 vom 26.10.2026 über CHF 2'583.59 noch offen ist.

Wir bitten Sie, den Betrag bis zum 15.12.2026 zu überweisen.
Eine Kopie der Rechnung mit QR-Zahlteil liegt bei.

Falls Sie die Zahlung bereits ausgelöst haben, betrachten Sie
dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.

Freundliche Grüsse
Lea Brunner

Vorlage: Letzte Mahnung

Betreff: Letzte Mahnung – Rechnung Nr. 2026-014

Guten Tag Frau Berg

Trotz unserer Zahlungserinnerung vom 05.12.2026 und unserer Mahnung
vom 19.12.2026 ist die Rechnung Nr. 2026-014 über CHF 2'583.59
weiterhin offen.

Wir fordern Sie auf, den Betrag zuzüglich 5 % Verzugszins bis
spätestens 12.01.2027 zu bezahlen. Erfolgt bis dahin keine Zahlung,
leiten wir ohne weitere Ankündigung die Betreibung ein.

Freundliche Grüsse
Lea Brunner

Offerte, Rechnung, Erinnerung – automatisch?

Eine häufige Frage: Lässt sich das alles automatisieren – Offerte senden, in eine Rechnung umwandeln und bei Nichtzahlung erinnern? Mit SmartRechnung geht das in wenigen Klicks: Eine angenommene Offerte wandeln Sie direkt in eine Rechnung um, überfällige Rechnungen werden im Dashboard rot markiert, und eine Zahlungserinnerung erstellen Sie als PDF – mit Ihrem Text, einer Kopie der Rechnung und einem neuen QR-Zahlteil (Pro-Plan). Den Text hinterlegen Sie einmal mit Platzhaltern für Datum, Betrag und Frist. Kostenlos ausprobieren.

Häufige Fragen

Muss ich drei Mahnungen schicken, bevor ich betreiben darf?

Nein. Rechtlich genügt eine Mahnung, bei einem vereinbarten Verfalltag nicht einmal diese. Mehrere Stufen sind einfach Kundenpflege.

Darf ich Mahngebühren einfach auf die Mahnung schreiben?

Nur wenn sie vorher vereinbart wurden. Halten Sie sie künftig in Ihren AGB oder Offerten fest.

Ab wann läuft der Verzugszins?

Ab Eintritt des Verzugs – also ab der Mahnung oder ab dem vereinbarten Verfalltag.

Fazit

Freundlich erinnern, dann sachlich mahnen, zuletzt mit klarer Frist die Betreibung androhen. Halten Sie Zahlungsfristen und allfällige Mahngebühren schon in Offerte oder AGB fest – das spart später Diskussionen. Und damit es gar nicht erst so weit kommt: eine klare Rechnung mit QR-Zahlteil, siehe QR-Rechnung erstellen.

Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung.